Quando vale a pena desenvolver um sistema próprio

Primeiro: a planilha ainda pode ser suficiente

Planilha é subestimada. Para processo com poucos registros, uma pessoa mexendo por vez e regras simples, ela resolve — e custa zero.

O problema não é a planilha em si. É quando ela cresce além do que foi feita para aguentar.

Os sinais de que a planilha passou do ponto

• Duas pessoas não conseguem trabalhar ao mesmo tempo sem sobrescrever o trabalho uma da outra.
• Ninguém sabe qual é a versão certa. Existe "planilha_final_v3_ok.xlsx" na rede.
• Só uma pessoa entende as fórmulas. Quando ela falta, o processo trava.
• Erro de digitação passa despercebido e só aparece semanas depois, no relatório.
• A mesma informação é digitada em dois lugares porque a planilha não conversa com o outro sistema.

Software pronto antes de software sob medida

Antes de desenvolver, vale procurar. Existe software de prateleira para quase tudo, e ele tem três vantagens difíceis de vencer: custa menos, já existe hoje e continua sendo melhorado por alguém.

A pergunta certa é: quanto o seu processo precisaria mudar para caber nele? Se a adaptação for pequena, adapte o processo — sai mais barato. Se for grande a ponto de descaracterizar o que faz a empresa funcionar, aí o sob medida entra na conversa.

Quando o sistema próprio compensa

O processo é a vantagem competitiva

Se a forma como sua empresa faz aquilo é justamente o que a diferencia, moldá-la para caber num software genérico joga fora o diferencial.

A integração é o problema

Às vezes os sistemas certos já existem, mas não se falam — e alguém é a ponte manual entre eles. Nesse caso, o que se desenvolve não é um sistema inteiro: é a integração. Bem mais barato.

O volume justifica

Processo que roda dezenas de vezes por dia, com muitas pessoas envolvidas, paga o desenvolvimento em economia de tempo. O mesmo processo rodando três vezes por mês, não.

O erro custa caro

Onde um lançamento errado gera prejuízo, multa ou retrabalho grande, o sistema se paga só pelas validações que a planilha não faz.

A conta simplificada

Multiplique: horas gastas no processo por mês × custo da hora × 12. Compare com o custo do desenvolvimento. Se o retorno aparecer em menos de dois anos, normalmente vale — considerando que o sistema continua rendendo depois disso.

Mas some também o que não é hora: erros evitados, informação que deixa de se perder e a dependência de uma pessoa só.

Por onde começar

Não pelo sistema. Pelo processo: como funciona hoje, onde trava, quantas vezes acontece e o que acontece quando dá errado. Com isso na mão dá para dizer se o caminho é sistema, integração, automação ou nenhum dos três.

É exatamente essa a primeira conversa em desenvolvimento de software. E, se o gargalo for repetição em vez de estrutura, automação costuma resolver por bem menos.